Как сделать запись в вкладыше в трудовую книжку


Бухгалтеру - о трудовых книжках

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Это установлено п. 1.1 Инструкции №58. Рассмотрим порядок заполнения, внесения исправлений и изменений в трудовые книжки, оформления трудовых книжек у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности (далее - ФЛ СПД), учет трудовых книжек и выдачу их дубликатов.

Общие положения

Трудовые книжки ведут на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности или у физического лица на всех работников, работающих свыше пяти дней (в т. ч. лиц, являющихся совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников), при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

При устройстве на работу работники обязаны представить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (п. 1.3 Инструкции №58). Лица, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, военный билет (для военнослужащих) и справку об освобождении для лиц с места отбывания уголовного наказания. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведут только по месту основной работы. При этом запись о работе по совместительству, оформленная в установленном порядке, осуществляется по желанию работника владельцем или уполномоченным им органом и в трудовой книжке указывается отдельным порядком.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, вшиваемым в трудовую книжку, заполняется и ведется владельцем или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью "Виданий вкладиш", указываются его серия и номер 1. Согласно п. 3.3 Инструкции №58, вкладыш к трудовой книжке выдается нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленных образцов1938 и 1974 гг. ). Напомним, что постановлением Кабинета Министров Украины от 27.04.93 г. №301 утверждена новая форма бланка трудовой книжки, действующая с 1993 г. по сегодняшний день. Трудовые книжки ранее установленного образца действительны и сегодня, но обмену не подлежат согласно п. 1.2 Инструкции №58.

1 При каждой последующей его выдаче должны ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.

Порядок заполнения

На основании пунктов 2.1 и 4.1 Инструкции №58 трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках и удостоверяются отдельно оба текста.

Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется владельцем или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 2.2 Инструкции №58). В трудовую книжку вносятся сведения после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока:

- о работнике. фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения - на первой странице (титульном листе) в случае заполнения трудовой книжки впервые. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Затем первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции №58);

- о работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении - должны осуществляться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона (п. 2.3 Инструкции №58). При увольнении трудовая книжка заполняется и выдается в день увольнения. Следует помнить, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине владельца или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки 2 ;

- о награждениях и поощрениях - о награждениях государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, о поощрениях за успехи в работе и других поощрениях согласно действующему законодательству Украины;

- об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Согласно п. 2.5 Инструкции №58, с каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении владелец или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма №п-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша) 3.

2 О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции №58.

3 Министерства и ведомства по соглашению с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут в качестве исключения разрешить предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцем книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

Число, месяц и год записывают арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 11 марта 2004 года, то в графе 2 трудовой книжки следует записать "11.03.2004". Все записи выполняются аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Заверяются печатью только записи:

- о награждениях и поощрениях.

Отдельно рассмотрим внесение сведений о работе. В графе 3 раздела "Відомості про роботу" как заголовок пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. После этого в графе 3 записывается: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда (см. образец 1).

Образец внесения сведений о работе в трудовую книжку

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

Приказ от 01.04.2004 г. №5-к

* Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в том же порядке, что и прием на работу.

Помните! Согласно п. 2.14 Инструкции №58, записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Государственном классификаторе Украины "Классификатор профессий ДК 003-95", утвержденном приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г.

№257.

В соответствии с п. 2.15 Инструкции №58, если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись, как показано в образце 2.

Образец внесения в трудовую книжку сведений об изменении названия предприятия

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)

ООО "Сладкие пряники" с 1 апреля 2004 года переименовано в ООО "Прохладительные напитки"

Приказ от 01.04.2004 г. №18

Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений (п. 2.16 Инструкции №58). Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении.

Согласно п. 2.18 Инструкции №58, в трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой 4 со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

а) о времени службы в составе Вооруженных сил Украины и других войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

4 Предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии.

б) о времени учебы в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других учреждениях на учебно-курсовых комбинатах (в центре, пункте и т. п.);

в) о времени учебы в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, указанных в п. 2.16 Инструкции №58 (см. выше);

г) о работе в качестве членов колхоза - в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников.

д) о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, нуждающимся, по заключению медицинского учреждения, в постоянном постороннем уходе (п. "є" ст. 56 Закона о пенсионном обеспечении, в т. ч. за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению).

е) безработным лицам запись о периоде получения пособия по безработице заносится в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

Сведения о награждениях и поощрениях вносятся на основании пунктов 2.23 и 2.24 Инструкции №58. Так, в раздел "Відомості про нагородження" вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, а в раздел "Відомості про заохочення" - сведения о поощрениях за успехи в труде. Обращаем внимание, что в трудовые книжки не заносятся сведения о премиях, которые предусмотрены системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер.

Если трудовую книжку заполняют при увольнении, то записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона (см. образец 3).

Образец внесения в трудовую книжку записи об увольнении

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

Приказ от 01.04.2004 г. №7-к

Помните! Днем увольнения считается последний день работы (п. 2.26 Инструкции №58).

В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывают ссылку на согласование, например: "Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу у ТзОВ "Соки України", п. 5 ст. 36 КЗпП України".

Исправление и изменение записей

Исправления вносят при обнаружении неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе или о награждении и поощрении. Вносит исправление владелец или уполномоченный им орган предприятия, где была сделана соответствующая запись. При этом владелец или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан оказать работнику необходимую помощь в этом.

Заметим, что исправленные све­дения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения 5.

5 В случае утери приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления ранее занесенных записей.

Обращаем внимание, что в графе 3 трудовой книжки (или разделе сведений о работе, переводе и т. п. указанных во вкладыше) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Например, если нужно изменить запись в графе 3 (сведения о работе), то после указания соответствующего порядкового номера, даты в графе 3 делается запись, показанная в образце 4.

Образец внесения исправления в трудовую книжку

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)

Приказ* от 11.03.2004 г. №3-к

* В графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) владельца или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу при незаконном увольнении или переводе, установленном органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причины увольнения.

А вот изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения осуществляется на основании п. 2.13 Инструкции №58. Такое изменение вносит владелец или уполномоченный им орган по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчестве и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной черточкой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записывается новая со ссылкой на свидетельство о браке на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров.

Трудовые книжки у физлиц-СПД

Согласно п. 2.20-1 Инструкции №58, трудовые книжки хранятся непосредственно у работников в случаях, если:

- они работают на условиях трудового договора у ФЛ СПД без создания юридического лица с правом найма;

- они работают у физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т. п.).

Вышеупомянутые физические лица делают записи в трудовых книжках работников о приеме на работу и увольнении с работы согласно заключенным с работниками письменным трудовым договорам, зарегистрированным в установленном порядке в государственной службе занятости. Напоминаем, что форма трудового договора между работником и физическим лицом и порядок его регистрации утверждены приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г.

№260. Так, согласно п. 8 этого Порядка, записи о регистрации и снятии с регистрации трудового договора дают право физическому лицу внести записи в трудовую книжку работника о приеме и увольнении его с работы (см. образец 5).

Образец внесения записи в трудовую книжку при приеме на работу у физического лица

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

Уволена с работы по согласию сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины

Трудовой договор №6 снят с регистрации 01.04.2004 г.

После внесения физическим лицом записей в трудовую книжку их удостоверяет подписью и печатью должностное лицо органа государственной службы занятости, зарегистрировавшего трудовой договор.

Дубликат трудовой книжки

Согласно п. 5.1 Инструкции №58, лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. В этом случае владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (нового образца) с надписью "Дублікат" в правом верхнем углу первой страницы не позднее 15 дней после заявления, а в сложных случаях - в другие сроки. Также дубликат трудовой книжки (или вкладыш к ней) выдается лицу по последнему месту работы, если его трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (обгорела, порвалась, загрязнилась и т. др.) на основании пп. 5.5 Инструкции №58. При этом на первой странице ставшей непригодной трудовой книжки делается запись "Замість видано дублікат", а книжка возвращается ее владельцу. При трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки или вкладыша к ней заполняют по общим правилам. Рассмотрим поэтапно заполнение дубликата трудовой книжки в случае, если лицо, уже работавшее до того, как устроиться на последнее предприятие, потеряло трудовую книжку (см. схему 1).

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки

* Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Согласно п. 5.4 Инструкции №58, не указываются в подытоженном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (кроме сведений, предусмотренных в п. 2.18 Инструкции №58), следующие записи:
а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;
б) о работе в качестве члена артели промышленной кооперации.

** Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий делается по желанию работника.

Учет трудовых книжек 6

Согласно п. 6.3 Инструкции №58, владелец или уполномоченный им орган обязаны постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Так, при выписке трудовой книжки (или вкладыша к ней) или дубликата трудовой книжки владелец или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости на основании п. 6.1 Инструкции №58. Если трудовая книжка работника утеряна предприятием вследствие стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

6 Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, снабжения и учета, регулируются Постановлением Кабинета Министров Украины от 27.04.93 г. №301 "О трудовых книжках работников", Инструкцией №58 и другими законодательными актами.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки (или вкладыша к ней), а также порчи бланков вследствие небрежного хранения предприятие оплачивает стоимость испорченных бланков.

Обращаем внимание, что трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работников, находящихся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по окончании этого срока их можно уничтожить в установленном порядке.

В соответствии с п. 7.1 Инструкции №58, на предприятии ведутся книги учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №277, а именно:

а) книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма №п-9). В нее вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Эта книга ведется бухгалтерией предприятия;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма №п-10) ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, осуществляющим оформление прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам заново.

Помните. при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

Согласно п. 7.2 Инструкции №58, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По окончании каждого месяца лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек, подает бухгалтерии отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 7.

7 На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт по форме №п-11, утвержденной приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №227.

Поскольку бланки трудовых книжек и вкладышей к ним - это документы строгой отчетности, то в налоговом учете мы их рассматриваем как материальные ценности (с проведением корректировки их стоимости по п. 5.9 Закона о прибыли). Учет бланков строгой отчетности ведется на забалансовом счете 08 "Бланки строгой отчетности". Но кроме забалансового счета, учет бланков строгой отчетности ведется и на балансовом счете, например, 209 "Прочие материалы". Рассмотрим пример.

Предприятие "Пивопью" в марте 2004 года приобрело 5 трудовых книжек и вкладышей к ним на сумму 60,00 грн (в т. ч. НДС - 10,00 грн). В этом же месяце одна трудовая книжка выписана работнику. В таблице 1 рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет этих операций.

Ответственность

Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации согласно п. 4 Постановления КМУ от 27.04.93 г. №301 "О трудовых книжках работников". За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях другую ответственность. Согласно ст. 265 КЗоТ, лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. На основании ст. 41 КоАП нарушение требований законодательства о труде (в т. ч. нарушение ведения трудовых книжек) влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности и граждан - субъектов предпринимательской деятельности от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан. Такого же мнения придерживается Министерство труда в письмах от 02.08.2000 г. №24-41-1111 и от 07.08.2000 г. №18-3105 8.

8 См. "Документы для работы" №3/2001 и №50/2000 соответственно.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, о награждениях и поощрениях, об открытиях, использованных изобретениях и рацпредложениях. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

Если трудовую книжку заполняют при увольнении, записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Днем увольнения считается последний день работы.

Трудовые книжки хранятся непосредственно у работников, если они работают на условиях трудового договора у ФЛ СПД без создания юридического лица с правом найма или у физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Нормативная база

1. КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

2. КоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. №8073-Х.

3. Закон о пенсионном обеспечении - Закон Украины от 05.11.91 г. №1788-ХІІ "О пенсионном обеспечении".

4. Инструкция №58 - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. №58.

Татьяна МОЙСЕЕНКО, «Дебет-Кредит»



как сделать запись в вкладыше в трудовую книжку:ВСЕ для бухгалтеров, предпринимателей, юристов, кадровиков. Новости и аналитика от редакции ДЕБЕТА-КРЕДИТА. Форумы, журнал, вебинары, бланки, календари

как сделать запись в вкладыше в трудовую книжку